De aanvragende organisatie moet een rechtspersoon zijn en een cultureel hoofddoel nastreven.

Het evenement waarvoor subsidie aangevraagd wordt, dient in de provincie Zuid-Holland plaats te vinden. De aanvragende organisatie hoeft niet perse in Zuid-Holland gevestigd te zijn.

De aanvraag dient uiterlijk acht weken voorafgaand aan het evenement door de Popunie ontvangen te zijn. De aanvraag bestaat uit het aanvraagformulier, een uittreksel van de Kamer van Koophandel (alleen bij de eerste aanvraag) en een begroting (o.a. bandvergoedingen, geluid en licht, verwachte entreeopbrengsten, sponsoring en subsidies). De baromzet kan buiten beschouwing blijven. Tevens dienen er demo's, bio's en foto's van de optredende bands aan de Popunie overlegd te worden, indien deze bands nog niet bij de Popunie ingeschreven zijn.

De Popunie zal bij een eerste positieve beoordeling een voorlopige, schriftelijke toekenning naar de aanvrager opsturen.

Binnen twee maanden, nadat het evenement plaatsvond, dient de aanvrager kopieën van de contracten, facturen, kostenvergoedingsbeschikkingen etc. van de optredende bands ter bewijs van betaling aan de bands te overleggen. Tevens dient de eindafrekening (werkelijke kosten en baten) overlegd te worden, waaruit het exploitatiesaldo blijkt. Ook de bezoekersaantallen dienen doorgegeven te worden.

Op posters en persberichten dient vermeld te worden, dat het evenement mede mogelijk gemaakt is dankzij ondersteuning van de Popunie, het Fonds Podium Kunsten (FPK) en het Fonds 1818. Hierbij dient duidelijk leesbaar de naam en het logo van de Popunie, het  FPK en Fonds 1818 vermeld te worden. De aanvrager dient een afschrift hiervan te overleggen.

De bands, waarvoor een bijdrage wordt aangevraagd, moeten uit Zuid-Holland komen en via een geluidsdrager (van demo's tot compact discs), een foto en een biografie bij de Popunie aangesloten zijn. Indien dit niet het geval is, dient de aanvrager hiervoor zorg te dragen.

De bands waarvoor een bijdrage wordt aangevraagd bezitten de amateurstatus.

Een band kan jaarlijks maximaal vijf maal in aanmerking komen voor een bijdrage uit het Promotieplan.

Vanuit het Promotieplan worden alleen evenementen ondersteund waarop tenminste drie Zuid-Hollandse bands optreden.

De Popunie draagt maximaal € 1.000,- bij in de kosten van een evenement, zijnde niet groter dan het exploitatietekort en de vergoedingen van de bands. De bijdrage van de Popunie moet rechtstreeks aan de bands ten goede komen. Definitieve toekenning van de bijdrage geschiedt onder het voorbehoud dat het evenement daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Bij de uiteindelijke beslissing over de toekenning van de bijdrage, kan de regionale spreiding een rol spelen. Het streven is elk kwartaal een evenredig aantal aanvragen te honoreren, om de mogelijkheid tot ondersteuning het hele jaar door open te houden.

Uitbetaling van de bijdrage geschiedt achteraf; er worden geen voorschotten uitgekeerd.

Bij afwijzing van het verzoek kan de aanvrager binnen een termijn van dertig dagen, ingaande op de datum van de afwijzing, schriftelijk bezwaar tegen deze beslissing aantekenen bij het bestuur van de Popunie.

Bij constatering van fraude vervalt ieder recht op een bijdrage.